É inegável que a inovação tecnológica é a maior aliada em lidar com as burocracias na automatização de processos. No entanto, é imprescindível que a empresa passe por um mapeamento de processos que ajude a identificar as necessidades e oportunidades de melhorias de acordo com o perfil de cada empresa. Isso porque não existe um padrão a ser utilizados sem levar em consideração a cultura empresarial do negócio.
Sabendo-se que, os processos contábeis possuem picos de trabalho em função dos fechamentos, reduzir a burocracia dos processos para aumentar a produtividade é uma estratégia operacional.
E como reduzir a burocracia? Inicialmente, dê mais autonomia à equipe juntamente com lista de atividades e prazos de conclusão, sem necessariamente que o colaborador tenha que lidar com processos extensos. Dessa forma, o trabalho flui melhor porque o foco é a atividade e não o processo exaustivo. No entanto, delegue atividades adequadas ao perfil de cada colaborador, tornando a rotina dinâmica e produtiva.
No entanto, não basta apenas delegar, é necessário autogestão. A autogestão consiste no levantamento adequado das tarefas, a divisão de responsabilidades e a distribuição de autoridade. Dessa forma, a equipe segue regras e normas estabelecidas previamente e não ficam engessados em estrutura verticalizada, ou seja, a equipe tem autonomia para realizar as tarefas de acordo com as suas experiências de execução, além do colaborador sentir-se importante no processo, aumentando a produtividade.
Adote ciclos de melhorias com o objetivo de revisar os processos periodicamente, no qual sempre existe espaço para aprimorar os processos. Identifique formas de otimizar processos no sentido de agregar valor ao resultado. Sugere-se que o fluxo contínuo de melhoria seja avaliado pelos gestores de áreas ou departamentos, para eliminar dificuldades e fraquezas, bem como, identificar a quantidade de pessoas ideal para aquele processo, identificar o potencial de cada colaborar para alocá-lo no processo em que reduza o tempo de reposta ao processo, contribuindo com o aumento da produtividade e o bem-estar dos envolvidos. Equipe feliz aumenta a produtividade, o que permite a gestão focar em estratégicas de crescimento do negócio.
Face ao exposto, para reduzir a burocracia, é essencial o aprimoramento dos processos, a otimização do tempo gasto na realização das atividades e a gestão do bem-estar dos executores. Para tal, um dos recursos indispensáveis é a tecnologia para gerenciar as atividades e facilitar o trabalho da equipe. Portanto, quando se percebe que há perda de eficácia e qualidade nos processos, é sinal de que há a necessidade de investir na inovação de gestão de processos para mitigar a burocracia.
Ivone Vieira @ivonevieira
