A organização das rotinas é o primeiro passo para colocar a gestão de processos em prática e que permitirá: aumentar o índice de satisfação do cliente; contribuirá com a formação de uma equipe mais unida e engajada em entregar o seu melhor; aumentará a produtividade; proporcionará mais organização nas rotinas e nas etapas; reduzirá custos; concederá mais tempo para planejar a parte estratégica do negócio e; gerará o bem-estar da equipe.
Posteriormente, planeje e defina os multiplicadores, ou seja, quais serão os colaboradores que passaram o conhecimento que irão adquirir aos demais membros da equipe. Oriente como devem ser passadas as informações aos demais, assim como, o que deve ser feito para que essa pessoa acompanhe os resultados.
Engaje a equipe. O líder precisa ganhar a confiança de seus colaboradores e deixá-los confortáveis para as mudanças, assim como encorajá-los com os pontos positivos e benefícios que terão como uma recompensa da colaboração de todos os envolvidos para que a implementação da gestão tenha êxito. É importante que todos os envolvidos se sintam parte da gestão de processos, para que aceitem todo esse processo de mudança. Além, de se sentirem importantes dentro do processo.]
Faça o levantamento de como os processos estão sendo executados e verifique as possíveis situações, dentre outros, a depender o perfil da empresa contábil: retrabalho por causa de uma falha na comunicação entre os departamentos; realização de demandas de forma antiga, embora já tenha ocorrido uma mudança anterior; realização de tarefas automaticamente, ou seja, fazer sem conhecer o motivo, o que gera ineficiência nos processos; identificação de atividades que não possuem objetivo definido; demandas duplicadas.
Defina o novo fluxo de processos e reúna-se com todos os representantes envolvidos para a integração de opiniões e questões que devem ser levadas a uma nova estratégia para evitar impactos negativos de uma equipe para outra. Além de definir melhor os processos, o gerenciamento permite a correção, bem como a melhoria de todos os processos que não têm performado como esperado e toda a transformação deve ser controlada, visando a melhoria organizacional. Para isso, as ações precisam ser medidas com indicadores operacionais, os quais serão controlados para a manutenção do desempenho desejado.
Faça uso de software de gestão de processos porque além das vantagens inerentes à ferramenta, esta alinha gestores e colaboradores para uma implementação tranquila e positiva, capaz de superar imprevistos. Ademais, facilita e otimiza todo esse processo.
Face ao exposto, destaca-se que a gestão de processos contábeis é relevante para a empresa contábil e para o cliente, tendo em vista que ambos necessitam de gerenciamento para gerar valor. Dessa forma, a geração de fluxos de trabalhos eficazes, aumenta o desempenho da equipe e suprime demandas e atende as expectativas dos clientes. Portanto, uma boa gestão de processos gira em torno dos resultados, e não das tarefas.
Ivone Vieira @ivonevieira
